Durante mucho tiempo, el tema de la facturación ha sido ineficiente y susceptible a errores. Sin embargo, con los avances tecnológicos y la preocupación cada vez mayor por la sostenibilidad, muchas empresas están adoptando la digitalización de facturas como una solución efectiva para transformar los procesos relacionados con estas.
La digitalización de facturas es un proceso que consiste en convertir las facturas en papel a documentos electrónicos que se pueden gestionar, almacenar y consultar de forma digital.
Este proceso es más que la simple conversión de un archivo en papel a un formato PDF, más bien, mediante el uso de software de digitalización de facturas, se automatiza la captura de datos y es posible realizar seguimientos en tiempo real. Gracias a esto, se simplifica y agiliza todo el ciclo de vida de la factura, desde que es emitida hasta que es archivada.
Adoptar este modelo beneficia de diferentes formas a las empresas sin importar su tamaño y sector:
En la gestión manual de las facturas existe la posibilidad de cometer errores, por ejemplo, ingresar mal algún dato o extraviar el documento. Pero, con la digitalización, los datos de las facturas se capturan de forma automática, reduciendo así la probabilidad de errores humanos. Incluso, se pueden implementar validaciones automáticas para que la información ingresada sea correcta y cumpla con los requisitos fiscales y contables.
Normalmente, en el proceso tradicional de gestión de facturas participan varios empleados para cubrir distintas etapas, por ejemplo, la emisión y su archivado. El problema es que esto consume tiempo y requiere diversos recursos físicos, como papel y espacio de almacenamiento.
En contraste, al digitalizar las facturas, el proceso se automatiza, lo que permite que el personal se enfoque en tareas más estratégicas, lo que supone un ahorro de tiempo y dinero a largo plazo.
Gracias a la digitalización, es más fácil acceder a las facturas, pues están centralizadas en un sistema digital con diversas opciones de búsqueda, por ejemplo, por número, fecha o concepto. Esto es muy ventajoso cuando se realizan auditorías o cuando se necesita acceso rápido a información específica.
Las facturas en papel pueden dañarse o extraviarse fácilmente, pero las digitales están protegidas mediante sistemas de cifrado y controles de acceso para que usuarios no autorizados no accedan a ellas. Además, muchos software trabajan en la nube, de manera que la información esté segura ante posibles desastres en la infraestructura física de la empresa.
Dar el paso hacia la digitalización de facturas es un paso de gran importancia hacia la sostenibilidad. Puesto que se usa menos papel, tinta y energía, contribuye a disminuir la huella de carbono de las organizaciones. Asimismo, tomar la decisión de digitalizar documentos es una forma de adoptar políticas de responsabilidad social corporativa que pueden hacer que la empresa sea mejor percibida por la comunidad.
Para implementar de forma exitosa la digitalización de facturas en una empresa, es fundamental seguir estos pasos:
Evaluar las necesidades de la empresa: antes de invertir en un software, hay que identificar qué funciones son esenciales para la empresa.
Seleccionar el software adecuado: tomando como base la información obtenida en el paso anterior, se debe elegir una herramienta que se adapte a las necesidades específicas del negocio, en aspectos como características, escalabilidad y precio.
Capacitar al equipo: toda nueva tecnología requiere la capacitación de los empleados, para que comprendan cómo utilizarla de forma que se obtenga el máximo beneficio.
Migrar los documentos de forma gradual: lo más recomendable es comenzar digitalizando una parte del flujo de trabajo y luego escalar la migración al resto de la empresa. Esto permitirá que la adaptación sea más sencilla.
